Cosa ho imparato organizzando eventi culturali indipendenti in provincia

Partiamo la premessa che siamo un’associazione culturale e che l’unica responsabilità che abbiamo è verso le persone che ne fanno parte, che mediamente entrano in contatto con noi per approfondire il proprio rapporto con la scrittura e alle quali desideriamo dare sempre il meglio di ciò che abbiamo studiato, esperito e progettato dal punto di vista didattico. Aggiungiamoci anche che non saremmo dove siamo se non avessimo avuto una grande passione per la lettura, quindi ci viene spontaneo raccogliere attorno a noi non solo persone che amano scrivere, ma anche – tantissime – persone che amano leggere, scoprire e magari anche dibattere. La responsabilità che sentiamo verso di loro non è meno pressante rispetto a quella che abbiamo verso i soci: l’impegno che mettiamo nel divulgare e consigliare, coinvolgere e incuriosire, sia on-line che off-line, ha un unico punto fermo (be’, diciamo una manciata di punti fermi): non fare cose in cui non crediamo, non dire cose in cui non crediamo, non metterci in rapporti con persone che non stimiamo, non fare quello che fanno tutti solo perché lo fanno tutti, ma fare quello che è importante per noi, che ci viene bene, che ci sfida, che ci interessa e ci stimola.

Oltre alle lezioni e ai workshop durante l’anno scolastico, dal 2018 abbiamo dato il via a un cartellone di incontri estivi incentrati su libri e tematiche letterarie che ci hanno messi di fronte a ulteriori responsabilità, esami di coscienza (e di bilancio) e decisioni. Adesso che stiamo per rimetterci al lavoro per la stagione 2020, che sarà identica nello spirito e leggermente diversa nei contenuti, voglio condividere con te qualche riflessione su ciò che questi due anni in veste di organizzatori di eventi culturali INDIPENDENTI ci hanno insegnato.

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  • La cultura è una nicchia, facciamocene una ragione: al giorno d’oggi anche il grande nome, in una grande città, rischia di mettere insieme non più di venti persone (magari manoscrittari e stalker, a volte due categorie che si intersecano nello stesso individuo). Ma al tempo stesso, la cultura è una nicchia potentissima, che va nutrita e coltivata per mantenerla tale: se quelle venti persone che si siedono davanti a un autore rappresentano un pubblico interessato, vivo e stimolante, si potrà sempre parlare di una presentazione ben riuscita
  • d’estate accade di tutto: sagre, feste, concerti, conferenze e spettacoli all’aperto, mostre itineranti, sfilate di barboncini, campionati di aquiloni e atterraggio di navicelle spaziali aliene. Facciamocene una ragione: anche se fissiamo il nostro evento con tre mesi d’anticipo, quella sera ce ne saranno altri sette in contemporanea. Tutti belli, tutti interessanti, quasi tutti gratuiti. E sbucherà qualcuno che dirà: “Ma dovevate fare questo incontro proprio stasera che c’è la finale del torneo di pingozzo acrobatico?”. E tu non dovrai rimanerci male né sentirti inadeguato, ma semplicemente rispondere: “Perché non vai a fare la stessa domanda agli organizzatori del torneo di pingozzo acrobatico? Ti vergogneresti, eh? Faresti bene”
    -> corollario: d’estate accade di tutto e d’inverno non c’è mai niente: NON È VERO! Anche d’inverno ci sono eventi interessanti, workshop e compagnia bella, solo che a te pesa il sedere e preferisci stare sul divano a vedere Netflix. Poi a giugno ti scatta la smania di stare all’aria aperta e non ti bastano le sere libere per fare, vedere, frequentare, così va a finire che non fai niente lo stesso, e dai la colpa alla sovrabbondanza di eventi. Ecco, forse una revisione a questo atteggiamento passivo-aggressivo la darei
  • il microfono può essere il tuo miglior alleato e il tuo peggior nemico. Ci sono decine di variabili che rendono indispensabile l’uso di un microfono, specialmente durante un evento all’aperto, ma basta che l’oratore non sappia tenere in mano il microfono e non riesca a parlarci dentro in modo corretto, oppure che lo brandisca come un’ascia e ci strilli dentro come se volesse scacciare una mandria di buoi impazziti, e gli effetti benefici di un’amplificazione vanno a farsi benedire. Fare dei provini non sarebbe male prima di mettere su una stagione! (scherzo) (neanche troppo)
  • due cose che devi sempre avere: un piano B e una squadra di lavoro ben assortita. L’organizzazione è l’unica cosa che ti permette l’elasticità e non lo zigzag del gatto accecato di fronte ai fari dell’auto (è per questo che l’anno scorso abbiamo preso accordi con la parrocchia di Sant’Antimo per poter spostare gli incontri nella loro sala riunioni in caso di maltempo, e avevamo un incontro/conferenza in panchina, pronto per eventuali disdette da parte degli ospiti che arrivavano da lontano), e si lavora meglio con persone che stimi, che hanno competenze diverse dalle tue: i vostri orizzonti, unendosi, ne formano uno molto più ampio, e questo fa bene soprattutto a chi si siederà nel pubblico
  •  gratuito non vuol dire privo di valore: il sudore di chi organizza è lo stesso, la qualità del risultato deve essere la stessa rispetto a un’occasione a pagamento. Certo, non siamo all’università e possiamo permetterci un tono un po’ più informale, ma tra il tono da briscolata al bar tra amici di vecchia data e gli standard di presentazione del Festival di Sanremo possiamo trovare il nostro. Noi ci sforziamo di “non parlare in codice” come a volte succede nelle classi consolidate, perché se ci sarà anche solo una persona nuova che si sentirà esclusa dal gruppo non potremmo perdonarcelo
  • “E se interessa a noi e non a loro?” Ce lo siamo chiesto a volte, temendo che alzare troppo l’asticella, proporre un argomento un po’ troppo di nicchia potesse rischiare di allontanare le persone. E invece quasi sempre le ha fatte avvicinare con ancora più entusiasmo, forti del patto di fiducia che avevamo intrecciato nel tempo. Sei tu che devi conoscere il tuo pubblico o è il tuo pubblico che deve conoscere te? Diciamo che per noi la risposta si trova a metà strada
  •   si può SEMPRE migliorare, ma le riflessioni “a caldo” sono pericolose, ci mordono alla gola nel momento in cui siamo più vulnerabili: l’adrenalina sta calando, la stanchezza sta prendendo il sopravvento e (specie se lavori con la persona con cui vai a dormire) non ci vuole niente a dire enormità come “Stasera è andato tutto storto” e accapigliarsi sulle responsabilità quando invece il problema è stato un microfono che ha fischiato per due volte. Lasciamo sedimentare tutto, parliamone a mente fredda, troveremo una soluzione invece di un conflitto
  • nessuno legge le informazioni sulle locandine di incontri, corsi e workshop e ti chiederà mille volte in privato chiarimenti su orari, luoghi, costi, argomenti… a meno che nella locandina non ci sia un errore tipo un numero civico sballato o una data incongrua: in tal caso tutti seguiranno le istruzioni alla lettera, si troveranno in un luogo improbabile nel giorno sbagliato. Tieni a portata di mano una persona che non sa niente dell’evento che stai organizzando e sottoponile la bozza della promozione: può sempre fare comodo per evitare di stampare o diffondere sul web informazioni sbagliate!
  • prendi. accordi. chiari. da subito. Stabilire con case editrici e autori le cifre di compensi, rimborsi et similia è importantissimo sempre: tutto ha un costo, e non ci si può permettere di spendere soldi che non si hanno (specialmente quando sono dei soci) o di avere sorprese dell’ultimo minuto. Se poi arrivano, ricordarsi la flessibilità (nostra) e i nomi (di chi ha cambiato le carte in tavola e verrà direttamente trasferito sulla lista nera dei piantagrane)

    Con questo kit di sopravvivenza ci avviciniamo alla prima riunione organizzativa dell’anno, ma prima di andare vorrei lasciare un paio di spunti anche a te, per diventare sempre più il pubblico che tutti vorrebbero a un loro evento:

  • ok il networking ma non ammorbare gli ospiti. Quella del tipo che con la scusa di farsi fare un autografo allunga un faldone all’autore implorandogli di leggerlo è una scena che abbiamo visto troppe volte nei grossi centri, e che non vorremmo mai che succedesse in provincia. Almeno non durante un nostro evento, quindi se puoi trova un modo meno umiliante di entrare in contatto con il mondo dell’editoria: ti abbiamo sempre aiutato, pensi che ti molleremmo proprio ora? Nei nostri eventi spesso c’è il modo di bere un bicchiere di vino insieme ad autori ed editor prima o dopo l’incontro, ed è bellissimo conoscersi così: una buona idea è quella di non monopolizzare la loro attenzione impedendo che nessun altro riesca a inserirsi nella chiacchierata: il rischio è che tu venga ricordat* come la persona appiccicosa all’evento in riva al mare. E non è bello, lo sai anche tu vero?
  • se non puoi venire SPARGI LA VOCE! Lo so quanto ti dispiace perderti questa serata (d’altra parte non hai trovato il tempo per nessuno dei dodici incontri in calendario, ormai l’ho capito che tra me e te il pingozzo acrobatico è peggio di Don Rodrigo per Renzo e Lucia!), ma te lo dico fuori dai denti: un tuo messaggio di giustificazione in tono funereo non vale tanto quanto il tuo passaparola.
    Tu di solito fai così: “Irene ti ha invitato all’evento XyX” “Invia un messaggio a Irene: Ire non posso! Ho il gatto in prognosi riservata, la macchina in fiamme, il cuore a pezzi! Però se lo rifate dimmelo, anzi se cambi giorno o orario anche meglio perché il sabato alle tre vado a fare il bagnetto al cane e quindi mi tornerebbe meglio la domenica alle sei” “Irene ti ha inviato un messaggio: Ciao Claudiano, mi dispiace non vederti, ma non ti preoccupare, ci saranno altre occasioni! Se apprezzi questa iniziativa, però, posso chiederti di spargere la voce tra i tuoi contatti?
    A questo punto tu sparisci e inizi a pubblicare gattini e locandine di altri mille eventi. Ma mi spieghi che senso ha l’avermi mandato un messaggio di giustificazioni se poi è chiaro che non ti interessava altro che non mi facessi una cattiva opinione della tua assenza (che solo tu noti)?
    La prossima volta prova a fare così: “Irene ti ha invitato all’evento XyX” “Perdincibacco, non posso! Ma ho la soluzione: farò vedere alla mia amicona Irene quanto ci tengo ai suoi eventi benché (a buon diritto) il pingozzo acrobatico mi coinvolga emotivamente più dei libri” A questo punto clicchi su “Mi interessa” e condividi l’evento sulla tua bacheca con un messaggino del tipo: “Non so ancora se riuscirò a partecipare però a molti di voi interesserà questo incontro, andateci se potete! Irene è una persona che apprezzo e l’associazione Progetto Nero su Bianco si fa il mazzo con tante cose interessanti, tipo questa“.
    Hai visto che non ci vuole molto e così eviti anche di riciclare bugie che ti potrebbero far comodo in occasioni più importanti? Dai, prova, secondo me ci riesci! 😉

    (DISCLAIMER: nessun partecipante agli eventi è stato maltrattato per la stesura di questo post, ma non garantiamo sulla loro incolumità negli eventi a venire 😀

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